Vélo Québec's mission
Since 1967, Vélo Québec, a non-profit organization with a wide range of activities, has been a fixture on the Quebec cycling scene. Whether for leisure or tourism purposes, or as a clean, active means of transportation, Vélo Québec relentlessly promotes the use of bicycles to improve the environment, health and well-being of citizens.
A few words about our agency
Vélo Québec is a key player in the cycling world, with internationally recognized expertise. Founded in 1995, its travel agency is a leader in cycling vacations in America and around the world. We are proud to create and offer products in a specialized and unique sector that is growing in popularity. Our customers' satisfaction and happiness are our raison d'être. Many exciting projects are underway, including the implementation of new systems to improve our processes and customer experience, and the redesign of our website.
JOB SUMMARY
Relevant de la direction de l’agence, cette personne contribue à la coordination des activités commerciales, opérationnelles et administratives. Il ou elle assure la qualité de la communication générale destinée à la clientèle et la gestion des données système de l’agence et du site web.
Le ou la coordonnateur.trice est en charge de négocier et réserver les vols auprès des fournisseurs aériens pour l’ensemble des voyages de la programmation et assure un suivi des coûts d’achat.
In a little more detail, what would the tasks look like?
ACTIVITÉS DE L’AGENCE ET COMMUNICATION CLIENT
- Procéder à la révision et validation des informations et des documents voyage tant pour les clients que sur le web ;
- Contribuer à la saisie des informations et la gestion (entrée et maintien) des données en systèmes (produits, tarifications, promotions) selon la programmation et l’échéancier établi ;
- Participer à l’organisation des activités commerciales de l’agence (présentations, soirées pré-départ, soirées d’informations, visioconférences, salons, kiosque, ) et en établir des bilans ;
- Participer à la création du manuel des procédures sur les activités de l’agence ;
- Soutenir l’équipe dans le cadre des événements et des activités, participer à certains événements et être présent·e sur le terrain, lorsque
- Procéder à l’envoi des sondages auprès des clients ;
- Organiser et centraliser les résultats des sondages (guides et clients) ;
- Fournir un soutien administratif quotidien (gestion des boîtes courriels, des appels, messages téléphoniques, etc.) ;
- Appuyer l’équipe des ventes lors des périodes de pointe.
ACHATS AÉRIENS POUR LA PROGRAMMATION
- Contribuer à la programmation des voyages
- Procéder à la réservation des espaces groupes (passagers et vélos) auprès des fournisseurs aériens sur les meilleurs vols et les meilleurs jours d’opérations de la programmation des voyages ;
- Négocier et assurer les meilleurs coûts ;
- Gérer le transport aérien des guides et de l’équipement mécanique ;
- Maintenir à jour le contenu des ententes contractuelles dans les systèmes de l’agence (dépôt, listes de participants, paiements finaux, facturation, etc.) ;
- Faire le suivi de l’émission des billets d’avions pour nos clients et guides.
GESTION DES INVENTAIRES ET SYSTÈME RESLYNX
- Assurer la mise en marché des voyages (prix, inventaire, etc.) ;
- Optimiser les inventaires sur Reslynx ;
- Offrir un soutien pour la création des voyages et produits dans les systèmes ;
- Compiler le décompte des ventes dans le tableau de suivi
EXIGENCES POUR LE POSTE
- Études collégiales dans un domaine d’études reliées à l’emploi (administration, gestion du tourisme) ou formation jumelée à une expérience pertinente ;
- Minimum de 3 ans d’expérience en service à la clientèle ;
- Expérience en administration et/ou en gestion de données ;
- Expérience dans l’industrie du voyage (voyagiste, agence, compagnie aérienne, etc.) un atout ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Très bonne connaissance de la suite Office et connaissance de RESLYNX (un atout).
- Force en gestion du temps et des priorités ;
- Flexibilité, ouverture aux changements et aux recherches de solutions ;
- Esprit d’équipe et de collaboration.
NOMINATION AND OTHER DETAILS
- Poste permanent ;
- Temps plein, 35h/semaine du lundi au vendredi.
Les candidat·es intéressé·es doivent faire parvenir une lettre de présentation (on les aime créatives!) accompagnée d’un CV.
*Thank you for your interest in our mission! Please note that only selected candidates will be contacted.