La mission de Vélo Québec
Depuis 1967, Vélo Québec, organisme à but non lucratif aux champs d’action multiples, fait figure d’incontournable dans le paysage cycliste québécois. Que ce soit à des fins de loisir ou de tourisme, ou comme moyen de transport propre et actif, Vélo Québec encourage sans relâche l’utilisation de la bicyclette afin d’améliorer l’environnement, la santé et le bien-être des citoyens.
Quelques mots sur notre agence
Vélo Québec est un acteur clé du monde à vélo, dont l’expertise est reconnue à l’international. Fondée en 1995, son agence de voyages est un chef de file en matière de vacances à vélo en Amérique et à travers le monde. Nous sommes fier·e·s de créer et d’offrir des produits d’un secteur spécialisé et unique qui monte en popularité. La satisfaction et le bonheur de nos client·e·s sont notre raison d’être. Plusieurs projets excitants voient le jour dont l’implantation de nouveaux systèmes pour améliorer nos processus et l’expérience client et la refonte de notre site web.
SOMMAIRE DU POSTE
Relevant de la direction de l’agence, cette personne contribue à la coordination des activités commerciales, opérationnelles et administratives. Il ou elle assure la qualité de la communication générale destinée à la clientèle et la gestion des données système de l’agence et du site web.
Le ou la coordonnateur.trice est en charge de négocier et réserver les vols auprès des fournisseurs aériens pour l’ensemble des voyages de la programmation et assure un suivi des coûts d’achat.
Un peu plus en détail, à quoi ressembleraient les tâches ?
ACTIVITÉS DE L’AGENCE ET COMMUNICATION CLIENT
- Procéder à la révision et validation des informations et des documents voyage tant pour les clients que sur le web ;
- Contribuer à la saisie des informations et la gestion (entrée et maintien) des données en systèmes (produits, tarifications, promotions) selon la programmation et l’échéancier établi ;
- Participer à l’organisation des activités commerciales de l’agence (présentations, soirées pré-départ, soirées d’informations, visioconférences, salons, kiosque, ) et en établir des bilans ;
- Participer à la création du manuel des procédures sur les activités de l’agence ;
- Soutenir l’équipe dans le cadre des événements et des activités, participer à certains événements et être présent·e sur le terrain, lorsque
- Procéder à l’envoi des sondages auprès des clients ;
- Organiser et centraliser les résultats des sondages (guides et clients) ;
- Fournir un soutien administratif quotidien (gestion des boîtes courriels, des appels, messages téléphoniques, etc.) ;
- Appuyer l’équipe des ventes lors des périodes de pointe.
ACHATS AÉRIENS POUR LA PROGRAMMATION
- Contribuer à la programmation des voyages
- Procéder à la réservation des espaces groupes (passagers et vélos) auprès des fournisseurs aériens sur les meilleurs vols et les meilleurs jours d’opérations de la programmation des voyages ;
- Négocier et assurer les meilleurs coûts ;
- Gérer le transport aérien des guides et de l’équipement mécanique ;
- Maintenir à jour le contenu des ententes contractuelles dans les systèmes de l’agence (dépôt, listes de participants, paiements finaux, facturation, etc.) ;
- Faire le suivi de l’émission des billets d’avions pour nos clients et guides.
GESTION DES INVENTAIRES ET SYSTÈME RESLYNX
- Assurer la mise en marché des voyages (prix, inventaire, etc.) ;
- Optimiser les inventaires sur Reslynx ;
- Offrir un soutien pour la création des voyages et produits dans les systèmes ;
- Compiler le décompte des ventes dans le tableau de suivi
EXIGENCES POUR LE POSTE
- Études collégiales dans un domaine d’études reliées à l’emploi (administration, gestion du tourisme) ou formation jumelée à une expérience pertinente ;
- Minimum de 3 ans d’expérience en service à la clientèle ;
- Expérience en administration et/ou en gestion de données ;
- Expérience dans l’industrie du voyage (voyagiste, agence, compagnie aérienne, etc.) un atout ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Très bonne connaissance de la suite Office et connaissance de RESLYNX (un atout).
- Force en gestion du temps et des priorités ;
- Flexibilité, ouverture aux changements et aux recherches de solutions ;
- Esprit d’équipe et de collaboration.
MISE EN CANDIDATURE ET AUTRES DÉTAILS
- Poste permanent ;
- Temps plein, 35h/semaine du lundi au vendredi.
Les candidat·es intéressé·es doivent faire parvenir une lettre de présentation (on les aime créatives!) accompagnée d’un CV.
*Merci de votre intérêt pour notre belle mission! Noter que seules les candidatures retenues seront contactées.